Mayor eficiencia y seguridad en las organizaciones con flujos de trabajo digitales

El dinamismo en que el mundo funciona, orilla a las personas y organizaciones a cambiar estilo de vida, proceso de negocio y flujos de trabajo. Se han desarrollado diferentes herramientas para apoyar a las grandes, medianas y pequeñas empresas para estar a la vanguardia tecnológica. Una de ellas han sido los Servicios Administrados de Impresión (MPS por sus siglas en inglés), enfocados a reducir costos de impresión, proteger documentos y mejorar los procesos de trabajo.

Sin embargo, el constante uso de dispositivos móviles (celulares, tabletas, lap-tops) que permiten trabajardesde cualquier lugar, ha provocado que gran parte de los procesos, sistemas o flujos de trabajo progrese de lo físico a lo digital. Esto es, en el sector de la impresión, más que agilizar la impresión de documentos físicos, la captura de documentos y la automatización del flujo de trabajo han surgido como una forma eficaz de aumentar la productividad en las empresas.

Mediante la captura exacta y consistente de documentos empresariales, así como el enrutamiento, almacenamiento y notificación a los usuarios, la información de cualquier tipo de empresa fluye sin
problemas a través de la organización, acelerando considerablemente los procesos de negocio, por medio del envío inmediato a servidores en la nube, correos electrónicos o aplicaciones.

Y Soft, en la necesidad de cubrir las necesidades del mercado, ha actualizado su software YSoft SafeQ, ahora una plataforma de soluciones de flujo de trabajo diseñada para organizaciones que buscan
administrar y reducir costos de impresión, crear flujos de trabajo digitales más eficientes, e incrementar la seguridad de documentos/objetos 3D en dispositivos 2D y 3D.

La digitalización de documentos con Y Soft ofrece una serie de beneficios clave, todos los cuales conducen a un ahorro significativo de tiempo y costes. Éstos incluyen:

- Todos los documentos serán tratados de la misma manera, según las reglas predefinidas del usuario, eliminado situaciones en las que diferentes trabajadores utilizan sus propios procesos personales.

- La digitalización elimina la necesidad de capacitar a los empleados sobre dónde y cómo guardar y buscar los documentos.

- El uso de la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres, por sus siglas en inglés) hace que cualquier documento escaneado pueda localizarse de manera fácil y rápida.

- El escaneo de documentos reduce en un 100% la probabilidad de pérdida de información o daños a los archivos.

Los beneficios de este enfoque pueden ser significativos, por lo que las organizaciones deben considerar seriamente la implementación de este software como una de sus propuestas de valor. Así como los
escáneres de código de barras revolucionaron la industria del almacén, la digitalización de documentos  es un parteaguas para eliminar el papeleo por completo de los procesos burocráticos y administrativos de las empresas, utilizando un software de escaneo y captura como la solución YSoft SafeQ. 

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