Pasado, presente y futuro del software administrativo

 

Por Norma Silvia Sánchez*

En un sentido superficial, la corriente innovadora de finales del siglo XIX tuvo sustento en una férrea dedicación por agilizar los procesos productivos y administrativos de las empresas e individuos, un afán que históricamente ha caminado de la mano con la evolución de la industria informática.

Pero el concepto de administración dio un vuelco de 360 grados desde que Herman Hollerith ideó su máquina tabuladora de tarjetas perforadas, las que incluían la descripción de cada persona a fin de mejorar y facilitar el censo de población en Estados Unidos de 1890, y es que este invento (considerado por varios especialistas como el “inicio accidental” de la computación) prácticamente implicó el ahorro de muchos meses de trabajo, lo cual era un logro perentorio en una época en la que se estaba apuntalando las bases de la llamada modernidad tecnológica.

Podría afirmarse que los procesadores de textos en las computadoras en sustitución de las máquinas mecánicas de escribir, así como las calculadoras de escritorio y de bolsillo, fueron algunos de los primeros frutos tangibles de la informática relacionados directamente con las labores de administración en las empresas y en los hogares. 

Previamente, sin embargo, se vivió una especie de enamoramiento platónico con respecto a lo que bien pudo asumirse como una novela de Julio Verne o alguna predicción de Nostradamus, pues las primeras computadoras, antes de convertirse en commodities, se antojaban inalcanzables para el común de los mortales. Al término de los años 40 apareció la primera generación de computadoras, las que ocupaban muchísimo espacio y tenían incontables componentes electrónicos, válvulas y kilómetros de cables; utilizaban tubos al vacío para procesar la información y cilindros magnéticos para almacenar los datos o las instrucciones internas.

Estos “gigantes de cerebro pequeño” eran sumamente lentos; consumían demasiada electricidad y generaban muchísimo calor; usaban tarjetas perforadas -como las propuestas por Hollerith- donde se incluía la información y los programas, pero medio siglo después, ya con la introducción del sistema binario para representar los datos, además de la invención del transistor (1948), se comenzó a preparar el terreno para la miniaturización, lo que impactaría directamente a la electrónica y daría paso a la segunda generación de computadoras.

Orientación administrativa

Lo más importante de todo este crecimiento tecnológico, y tomando en cuenta el asunto que nos concierne en esta ocasión, es que la industria del cómputo nació y fue moldeándose obedeciendo a una orientación administrativa, procurando sobre todo facilitar procesos empresariales como el cálculo numérico o el análisis matemático, la contabilidad y las finanzas; de hecho, el término “computadora” proviene del latín computare, que significa calcular.

La introducción del circuito integrado de silicio que almacena la información como cargas eléctricas, el desarrollo de los denominados “chips” y semiconductores para procesar datos y realizar diferentes tareas simultáneas, además del surgimiento de la multiprogramación, dieron un impulso al cómputo moderno y muy en particular a la industria del software. La cuarta generación, que se vivió en los años 70, se caracterizó por la llegada de las computadoras personales y, con la ayuda de la microelectrónica, fue posible hacer estos equipos cada vez más pequeños, ligeros y eficientes. 

Por su parte, la quinta generación, vivida alrededor de los años 80, se relacionó más íntimamente con el desarrollo de la programación de computadoras que con la electrónica como tal, y es que –más allá de “los fierros”, de la miniaturización con mayores cualidades de velocidad y transferencia de datos, de almacenamiento y procesamiento de información- podría afirmarse que el software es hoy en día el elemento mediante el cual y alrededor del cual se define la modernidad informática.

Desde el Renacimiento
Actualmente sería imposible desempeñar el cúmulo de actividades productivas y de esparcimiento sin la tecnología de cómputo, la que ha ido cambiando propositivamente con el paso del tiempo y adaptándose conforme a las necesidades de una sociedad en constante movimiento.

Pareciera, sin embargo, que tal evolución ha conservado de alguna manera los principios básicos, teóricos y prácticos de la administración a pesar de su simbiótico contubernio con el avance tecnológico. Las labores administrativas, sobre todo en las empresas, han sido las mismas con el correr del tiempo y, desde la óptica de los expertos, seguirán así mientras exista la necesidad de gestionar de forma integrada todos los procesos de un negocio u organización.

Los software administrativos, por lo general, están compuestos de módulos cruzados que impactan los procesos de un negocio, empresa o proyecto a fin de aumentar las ventas, controlar los costos, ser más competitivos, ofrecer mejores servicios a los clientes, dar mayores rendimientos, consolidar operaciones, ser más productivos y adaptarse a nuevas tecnologías, entre otros objetivos.

Haciendo un poco de historia, Luca Pacioli dedicó 36 capítulos de su obra “Tractus XI-Particularis de computis et scripturis” al tratado de cuentas de contabilidad usando la llamada “partida doble”, dando origen a lo que hoy se conoce como contabilidad moderna. Este matemático y humanista del Renacimiento, considerado por muchos como el padre de la contabilidad, propuso la utilización de cuatro libros (Inventario y Balances, Borrador o Comprobante, Diario y Mayor), los cuales siguen vigentes hoy en día; asimismo, parte de su trabajo la destinó a la descripción y uso de otros conceptos mercantiles, tales como contratos de sociedad, el cobro de intereses y el empleo de las letras de cambio.

Se dice que en la antigüedad usaban o sabían leer la famosa lengua parda o "lengua del diablo" que era usada para investigar la contabilidad en la época clásica, donde la contabilidad y los contadores eran los que manejaban todos los intercambios en el mercado.

35 años de historia en México

En el caso de nuestro país, la esencia de la contabilidad tampoco ha cambiado desde 1490, según reconoció René Torres, director general de ContPAQi, un empresario al que le tocó vivir el comienzo y explosión de las soluciones administrativas a nivel de cómputo, quien introdujo el concepto “Segmento de Negocios” para individualizar los estados financieros de una empresa en el sentido de que la suma y resta de las utilidades siempre son diferentes por área.

Se destaca el nacimiento formal de la contabilidad y su teoría fundamental (la teoría del cargo y el abono) con la obra de Pacioli, Este origen se relaciona con el conocimiento de ingresos y gastos a través de los registros contables y la partida doble, cuyo medio fundamental era el papel. 

René Torres señaló que desde hace más de 35 años el 95% de las empresas en México fracasa o deja de operar en los primeros cinco años de vida debido a lo que él mismo denominó “SIDA” (Sin Idea De Administración). Esta realidad se sumaba al hecho de que en aquel entonces apenas se entendía el concepto de lo que era una PC, y hasta los anuncios eran vistos con cierta extrañeza: “Es más, los primeros equipos Apple eran considerados máquinas para jugar y no para mejorar los procesos de negocio, aunque paulatinamente las empresas les fueron encontrando otras aplicaciones.

“Asimismo, como anécdota curiosa, por esos días recibíamos varias llamadas de personas que hablaban para reportar una descompostura en el ‘porta-tazas’ de sus equipos. Obviamente nunca supimos responder a sus quejas, pero después descubrimos que se referían al CD-ROM… ¡hasta ese grado llegaba el desconocimiento de la tecnología!”, resaltó. 

Por su parte, Fátima Nobrega, en su ensayo titulado “El sistema de contabilidad en la complejidad de las organizaciones” (2011), indica que desde 1980, gracias a la popularización de los medios informáticos, surgen los sistemas de contabilidad integrados a bases de datos, proporcionando información no para satisfacer necesidades o requerimientos de orden legal sino como apoyo para la toma de decisiones; sin embargo, hoy día las posibilidades tecnológicas (computadoras en red, Internet, el intercambio electrónico, entre otras) han dado un nuevo perfil de necesidad y respuesta entre el usuario de la información y el sistema de contabilidad, enfocado, entre otros aspectos, a la gestión del cambio, la automatización y la minimización en el uso del papel, la medición de lo intangible y el apoyo sinérgico a la gerencia en la conducción de la organización hacia el logro de sus objetivos.

A principios de los años 90 los propios programadores y desarrolladores no tomaban en cuenta las repercusiones del software que estaban creando, aparte de que sólo podían aprender en la práctica. En una primera etapa, recordó Torres, se programaba con Fortran, Basic, Logo y Cobol; en la segunda con Pascal, Prolog, Mumps y Lisp; en la tercera con Visual C++ y Visual Basic, y en la cuarta con C, C++, Modula-2 y dBase, pero lo que debe destacarse es que, desde la aparición de las primeras casas de software o desde que éste comenzó a manejarse como producto, las aplicaciones administrativas y contables llegaron a convertirse en una norma a fin de que pudieran operar con cada vez más potentes máquinas personales controladas por sistemas operativos sofisticados, tanto en redes globales como locales.

Al paso del tiempo los cambios de plataformas, así como la diversidad de lenguajes, interfaces, comunicaciones y demás hicieron reconocer que un sistema siempre es perfectible y que los usuarios cada vez quieren algo extra, considerando para ello tendencias como el uso intensivo de las telecomunicaciones, las operaciones vía Internet, el cómputo móvil, el comercio electrónico y el cómputo en la nube.

SaaS

En cuanto a los “tradicionales” esquemas de licenciamiento, éstos pasaron a convertirse en un modelo de Software como Servicio (SaaS), lo que ha permitido la reducción de precios y facilitado el acceso a aplicaciones administrativas y contables cada vez más eficientes y completas.

Llámense contralores, gestores, fiscalistas, contadores, tesoreros o administradores, lo cierto es que el software administrativo y contable ha tenido una injerencia directa en todas estas figuras y prácticamente en la totalidad de los procesos donde se requiere de control, orden, capacidad de transferencia y acceso a los datos empresariales (esto último es presumiblemente el activo más valioso de cualquier organización).  

Los sistemas de información contable y administrativos disponen actualmente de medios o herramientas que apoyan no sólo la exactitud y celeridad sino la calidad y compuestos de información, según se refiere en La Enciclopedia de Contabilidad (2002): “El contador dispone de nuevas herramientas informáticas que tratan de administrar, compartir y canalizar tanto la información real como el conocimiento intangible de la empresa, de tal manera que éste fluya en la organización integrado en aplicaciones como intranets, groupware, data mining, knowledge data base, etcétera”. 

Hoy en día las personas y empresas pagan sólo por el derecho al uso de estos sistemas, lo que les otorga acceso a cualquier actualización con respecto a las muy constantes reformas fiscales; además, los usuarios reciben soporte para todo el esquema de contabilidad electrónica y el servicio de timbrado ilimitado; todo ello con disponibilidad en la nube y combinado con herramientas de Business Intelligence (BI), ERPs y la posibilidad de facturar desde cualquier dispositivo móvil.

(*) La autora es directora general de Grupo NYM, una empresa especializada en la consultoría y  la integración de soluciones informáticas
 

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